Van telefoon naar tekst: waarom ik overstap op VoIP en automatische transcriptie voor mijn bedrijf
Een maand geleden schreef ik over de merkwaardige ouderdom van ons Europese telefoonnetwerk. We bellen nog steeds zoals we dat dertig jaar geleden deden — vluchtig, ongrijpbaar, alsof het gesprek vanzelf weer in de lucht oplost.
Wat me toen vooral frustreerde, was dat telefoongesprekken vrijwel nooit onderdeel worden van onze digitale workflows. Ze verdwijnen, terwijl e-mails, chats en video’s bewaard blijven.
Sinds dat artikel heb ik verder onderzocht wat er technisch en juridisch wél mogelijk is. En dat bleek verrassend veel.
In Nederland en de meeste Europese landen mag je als deelnemer een telefoongesprek opnemen. Dat betekent dat de bekende zin “Dit gesprek kan worden opgenomen voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden” niet alleen past bij grote callcenters, maar ook bij een zelfstandig ondernemer als ik.
De stap naar VoIP en transcriptie
Ik heb daarom besloten mijn zakelijke telefonie over te zetten naar VoIP (via VoiceData). Niet alleen omdat het technisch beter past bij een moderne bedrijfsvoering, maar vooral omdat het nieuwe mogelijkheden opent: gesprekken opnemen, veilig opslaan én automatisch transcriberen.
Hier komt een ander terrein samen waar ik me de afgelopen tijd in verdiepte én die ik al actief inzet: Automatic Speech Recognition (ASR) en automation. Bij videoconferencing gebruik ik transcripties en automatisering inmiddels standaard. Gesprekken worden daar direct omgezet naar tekst, waarna ik ze doorzoekbaar maak, samenvat of gebruik als input voor artikelen, rapporten of klantdossiers.
De kwaliteit van automatische transcriptie is de afgelopen jaren spectaculair verbeterd. Gesprekken worden niet alleen nauwkeurig omgezet naar tekst, maar die teksten zijn ook direct doorzoekbaar en bruikbaar in workflows, CRM-systemen of als input voor AI-modellen.
Rob Hoeijmakers
Gesprekken als data — input voor AI en verdere automatisering
Wat me in dit proces vooral is gaan dagen: al die gesprekken — telefonisch, via videoconferencing, messaging of e-mail — zijn data. Bij mijn Digital & AI Agency, leveren we veel consultancy en advies via al deze kanalen. Het zijn stuk voor stuk waardevolle bronnen van kwalitatieve invoer die we tot nu toe vaak lieten verdwijnen.
Door deze gesprekken systematisch op te slaan en te transcriberen, ontstaan nieuwe mogelijkheden. Niet alleen om terug te lezen, maar ook om door Generatieve AI te laten verwerken: automatisch samenvatten, sentimentanalyse uitvoeren of verbanden leggen tussen verschillende gesprekken en projecten.
In plaats van telkens opnieuw het wiel uit te vinden, bouw je zo aan een kennisbasis die met je meegroeit. De transcripties worden ruwe grondstof voor betere inzichten, betere dienstverlening en uiteindelijk slimmere beslissingen.
Van gesproken naar geschreven — en verder
Wat me daarin fascineert, is dat het gesproken woord eindelijk een plek krijgt in het geschreven domein. Niet als een vage herinnering, maar als een concrete bron van informatie waar je op kunt zoeken, teruggrijpen en verder automatiseren.
Voor mijn bedrijf betekent dit dat ik straks ook telefoongesprekken kan transcriberen, samenvatten en koppelen aan dossiers of projecten. Niet alles, niet standaard, maar precies daar waar het waarde toevoegt. Bijvoorbeeld bij een intake, een evaluatie of een complexe vraag die je later goed wilt kunnen teruglezen.
De stap die ik nu zet is dus niet alleen technisch. Het is een beweging richting een slimmere omgang met taal in mijn werk: gesproken, geschreven én geautomatiseerd.
Ik ga de komende tijd experimenteren met de beste combinatie van VoIP, transcriptie en automation — en mijn verwachting is dat dit net zo’n standaard praktijk wordt als het werken met e-mail of video. Want in een wereld waar alles digitaal wordt vastgelegd, is het eigenlijk vreemd dat onze gesprekken nog steeds vervliegen.
➡️ Gebruikt u transcriptie of automatisering voor telefoongesprekken in het bedrijf? Of ziet u nog andere toepassingen die ik niet heb genoemd? Deel uw inzichten in de comments!